Kurumsal belgelerin ve resmi yazışmaların dijital ortamda oluşturulmasını, onaylanmasını, arşivlenmesini ve paylaşılmasını sağlayan EBYS, kurum içi ve kurumlar arası evrak akışını fiziki postalama süreçlerinden çıkarıyor. Sistem üzerinden hazırlanan belgeler, oluşturma aşamasının ardından dijital imza ve onay adımlarından geçirilerek saklanıyor.
Bununla birlikte evrakın adım adım takip edilebilmesi ve kağıt temelli maliyetlerin ortadan kalkması, sistemin öne çıkan başlıkları arasında yer alıyor. Belge yönetim sistemi, evrakları elektronik ortama taşıyarak kurumların fiziksel evrak ihtiyacını azaltıyor ve arşivlemeyi kolaylaştırıyor; kullanıcılar oluşturdukları belgeleri e-imza süreçlerinden geçirdikten sonra güvenli biçimde saklayabiliyor.
KAMU KURUMLARINDA EBYS ZORUNLULUĞU
Elektronik Belge Yönetim Sistemi anlamına gelen EBYS’nin açılımı, sistemin kapsamını da tanımlıyor: Kurumsal belgeler tek bir dijital yapı içinde düzenleniyor, onaylanıyor ve arşivleniyor. Kaynakta aktarılan bilgilere göre belgeler, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip e-imza ile imzalanıyor. Sistem, e-imzanın yanı sıra mobil imza entegrasyonunu da kapsıyor.
EBYS, kamu kurumları ve e-devlet ile entegre çalışan kuruluşların dijital belge yönetimi için kullanmak zorunda olduğu sistemler arasında yer alıyor. Bu kurumlarda kurumsal belgeler ve resmi yazışmalar sistem üzerinden oluşturuluyor, onaylanıyor, arşivleniyor ve paylaşılıyor.
Sistem üzerinden düzenlenen EBYS evraklarının doğrulaması turkiye.gov.tr/meb-ebys adresi üzerinden yapılıyor. Kaynakta, zorunluluğa ilişkin ayrı bir yasal dayanak belirtilmiyor.
EVRAK AKIŞI KURYEYİ BEKLEMİYOR
Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, EYP - Elektronik Yazışma Paketi standartlarında hazırlanıyor. Evraklar, fiziki posta veya kurye beklenmeksizin saniyeler içinde ilgili birimlere iletiliyor.
Belgelerin elektronik ortama aktarılması, kurumların fiziksel evrak ihtiyacını azaltırken arşivleme süreçlerini de kolaylaştırıyor. Kaynakta yer alan bilgilere göre bu yapı, kağıt, baskı, kargo ve arşivleme masraflarını ortadan kaldırırken iş süreçlerini hızlandırıyor.
KİMDE BEKLEDİĞİ ANLIK İZLENİYOR
Sistem, evrakın kimde beklediği, ne zaman onaylandığı, hangi birimlere havale edildiği ve işlem geçmişinin anlık olarak takip edilmesine imkân tanıyor. Böylece belgenin hangi aşamada olduğu, yazışmanın tarafları tarafından görülebiliyor.
Arşivleme tarafında ise fiziksel yıpranma veya kaybolma riski olmadan, yetki matrislerine göre belgelere sistem üzerinden güvenli erişim sağlanıyor. Belgelere erişim, kurum içindeki yetkilendirme yapısına bağlı olarak yürütülüyor.